KVKK Metni

QAZTRADE TÜRKİYE PARTNER OFİSİ

GENEL KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

1. AMAÇ, KAPSAM VE DAYANAK

İşbu Genel Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (“Aydınlatma Tebliği”) ve ilgili mevzuat uyarınca hazırlanmıştır.

Aydınlatma Metni; QazTrade’in Türkiye Partner Ofisi’nin internet sitesi, kurumsal iletişim kanalları, uluslararası ticaret ve yatırım iş birlikleri, ihracat ve pazar geliştirme faaliyetleri, iş eşleştirmeleri, ticaret ve ekonomi heyetleri, toplantı ve etkinlikler, tedarik ve sözleşme ilişkileri ile hukuki ve idari süreçleri kapsamında kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yöneliktir.

Bu metin genel niteliktedir. Belirli bir form, etkinlik, çalışan/çalışan adayı süreci, fiziksel alan veya çerez kullanımı bakımından farklı ya da ek veri işleme faaliyetleri bulunması hâlinde, kişisel verilerin elde edildiği sırada ilgili kişiye faaliyet özelinde ayrı veya katmanlı aydınlatma yapılır. İşbu metin, açık rıza beyanı veya ticari elektronik ileti onayı niteliğinde değildir.

2. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ VE TÜRKİYE ORGANİZASYONU

QazTrade Türkiye Partner Ofisi Türkiye Cumhuriyeti’ndeki bütün faaliyetleri bakımından Yenisan İnşaat ve Yönetim Anonim Şirketi isimli tüzel kişi tarafından yönetilmekte ve temsil edilmektedir. Bu nedenle kanun kapsamındaki veri sorumlusu; Yenisan İnşaat ve Yönetim Anonim Şirketi’dir.

QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin internet sitesi veya iletişim süreçlerinin teknik, idari ya da operasyonel olarak Yenisan Grup şirketlerinden biri veya başka bir hizmet sağlayıcı tarafından yürütülmesi hâlinde; bu taraf, yalnızca QazTrade’in talimatları doğrultusunda hareket ettiği ölçüde veri işleyen sıfatıyla faaliyet gösterir. Kişisel verilerin işleme amaç ve vasıtalarını kendi adına belirlediği faaliyetler bakımından ise ilgili tarafın bağımsız veya ortak veri sorumlusu niteliği ayrıca değerlendirilir ve gerekli bilgilendirme yapılır.

3. İLGİLİ KİŞİ GRUPLARI

• İnternet sitesi ziyaretçileri ve çevrimiçi hizmet kullanıcıları.
• Bilgi, iletişim, ihracat, yatırım, pazar, iş birliği, iş eşleştirmesi veya danışmanlık talebinde bulunan kişiler.
• Mevcut veya potansiyel müşteri, ihracatçı, ithalatçı, yatırımcı, iş ortağı, proje paydaşı, tedarikçi ve hizmet sağlayıcıların çalışanları, yöneticileri, temsilcileri, imza yetkilileri ve irtibat kişileri.
• Kamu kurumları, diplomatik temsilcilikler, odalar, borsalar, birlikler, üniversiteler, meslek kuruluşları ve uluslararası kuruluşların çalışanları, temsilcileri ve irtibat kişileri.
• Ticaret ve ekonomi heyetlerine, iş görüşmelerine, toplantılara, seminerlere, konferanslara, webinarlara, fuarlara ve diğer etkinliklere başvuran veya katılan kişiler; konuşmacılar, moderatörler ve davetliler.
• QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin fiziksel mekânlarını ziyaret eden kişiler.
• Bülten, duyuru veya ticari elektronik ileti almak isteyen kişiler.
• Basın mensupları, danışmanlar, uzmanlar ve kurumsal tanıtım faaliyetlerinde yer alan kişiler.
• Kanun kapsamındaki haklarını kullanan ilgili kişiler ile bunların vekilleri, kanuni temsilcileri ve yetkilendirilmiş kişileri.
• İnternet sitesi veya kurumsal iletişim kanalları üzerinden özgeçmiş ya da iş/staj başvurusu gönderen adaylar; aday süreçleri için ayrıca çalışan adayı aydınlatma metni hazırlanması esastır.

4. İŞLENEBİLECEK KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Kimlik bilgileri: Ad, soyad, doğum tarihi veya yaş, uyruk, imza; yalnızca seyahat, vize, akreditasyon, temsil veya resmî işlem gerektiren faaliyetlerde kimlik/pasaport numarası, kimlik ya da pasaport belgesi ve temsil/vekalet bilgileri.

İletişim bilgileri: Telefon, e-posta, iş adresi, posta adresi, KEP adresi, ülke/şehir bilgisi ve tercih edilen iletişim kanalı.

Mesleki ve kurumsal bilgiler: Çalışılan kurum veya şirket, görev/unvan, departman, sektör, mesleki uzmanlık, faaliyet alanı, kurumsal internet sitesi, hedef pazar, ihracat ve yatırım ilgisi, temsil ve imza yetkisi.

Talep, işlem ve başvuru bilgileri: Form ve yazışma içerikleri, proje/iş birliği önerileri, ürün veya hizmet bilgisi, hedef ülke ve pazar, talep edilen destek, toplantı ve randevu bilgisi, etkinlik tercihi ve katılım durumu, yüklenen belgeler ve ekler.

Müşteri/iş ortağı işlem bilgileri: Teklif, sözleşme, protokol, mutabakat, sipariş, hizmet, işlem geçmişi, talep ve şikâyet kayıtları.

Finans bilgileri: Banka hesabı, fatura, ödeme, masraf, vergi ve muhasebe bilgileri; yalnızca ilgili işlemin yürütülmesi ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde.

Görsel ve işitsel kayıtlar: Etkinlik, toplantı ve kurumsal faaliyetlerde alınan fotoğraf, video ve ses kayıtları.

Fiziksel mekân güvenliği bilgileri: Ziyaretçi giriş-çıkış kaydı, ziyaret edilen birim/kişi, araç plakası ve varsa kamera kayıtları.

İşlem güvenliği ve teknik veriler: IP adresi, bağlantı tarihi ve saati, erişilen sayfalar, yönlendiren sayfa, cihaz, tarayıcı ve işletim sistemi bilgisi, oturum, log, hata ve güvenlik kayıtları ile çerez ve benzeri teknoloji tanımlayıcıları.

Pazarlama ve iletişim tercihleri: Bülten üyeliği, ticari elektronik ileti onay/ret bilgisi, ilgi alanları, iletişim kanalı, gönderim ve geri dönüş kayıtları.

Hukuki işlem ve uyum bilgileri: Kanun başvuruları, talepler, şikâyetler, ihtar ve tebligatlar, uyuşmazlık ve dava bilgileri, yetkili kurum yazışmaları, denetim ve hukuki işlem kayıtları.

Aday bilgileri: Özgeçmiş, eğitim, yabancı dil, mesleki deneyim, referans, sertifika ve başvuru değerlendirme bilgileri; yalnızca iş veya staj başvurusu yapılması hâlinde.

QazTrade Türkiye Partner Ofisi, her ilgili kişi bakımından yukarıdaki veri kategorilerinin tamamını işlemez. İşlenen veri; ilgili kişinin kullandığı kanal, talebin niteliği ve yürütülen faaliyetin gerektirdiği ölçüyle sınırlıdır.

5. İLGİLİ KİŞİ GRUPLARI BAKIMINDAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

Aşağıda, QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin muhtemel kişisel veri işleme faaliyetleri; ilgili kişi grubu, işlenen kişisel veriler, işleme amaçları, hukuki sebepler ve toplama yöntemleri yönünden ayrı ayrı açıklanmıştır. Nihai metinde yalnızca fiilen yürütülen süreçlere yer verilmelidir.

5.1. İnternet Sitesi Ziyaretçisi / Çevrimiçi Kullanıcı

İlgili kişi grubu: QazTrade Türkiye Partner Ofisi internet sitesini ziyaret eden kişiler.

İşlenen kişisel veriler: IP adresi, bağlantı tarihi ve saati, erişilen sayfalar, yönlendiren sayfa, cihaz, tarayıcı ve işletim sistemi bilgisi, oturum ve log kayıtları, hata ve güvenlik kayıtları; çerez tercihlerine göre çerez tanımlayıcıları ve kullanım verileri.

İşleme amaçları: İnternet sitesinin sunulması ve çalıştırılması; oturum ve sayfa işlevlerinin sağlanması; performans ve hata yönetimi; bilgi ve sistem güvenliğinin temini; yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi; denetim ve hukuki delil süreçlerinin yürütülmesi; kullanıcının tercih vermesi hâlinde analiz ve kişiselleştirme yapılması.

Hukuki sebepler: Kanun m.5/2-f kapsamında veri sorumlusunun güvenli ve işlevsel bir internet sitesi işletmeye ilişkin meşru menfaati; m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; uygulanabilir hukuki yükümlülükler bakımından m.5/2-ç. Zorunlu olmayan analiz, reklam veya kişiselleştirme çerezleri bakımından gerekli olduğu ölçüde m.5/1 uyarınca açık rıza.

Toplama yöntemleri: İnternet sitesi, sunucu ve ağ sistemleri, güvenlik araçları, log kayıtları ve çerezler aracılığıyla otomatik yollarla.

Özel açıklama: Zorunlu olmayan çerezler, ilgili kişinin tercihi alınmadan yüklenmemelidir. Ayrıntılar ayrı Çerez Aydınlatma Metni ve tercih panelinde gösterilir.

5.2. İletişim, Bilgi ve Danışmanlık Talebinde Bulunan Kişi

İlgili kişi grubu: İletişim formu, e-posta, telefon, sosyal medya, çevrim içi toplantı veya fiziki görüşme yoluyla QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ne ulaşan kişiler.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, telefon, e-posta, çalışılan kurum/şirket, görev/unvan, ülke/şehir, talep ve yazışma içeriği, randevu/toplantı bilgileri, gönderilen belgeler ve ekler.

İşleme amaçları: Talebin alınması, kaydedilmesi, doğru birime yönlendirilmesi, incelenmesi ve cevaplanması; takip iletişimi; hizmet kalitesi ve süreç yönetimi; gerektiğinde kimlik ve yetki doğrulaması; uyuşmazlıkların ve hukuki taleplerin yönetimi.

Hukuki sebepler: Talep üzerine sözleşme öncesi işlemlerin yürütülmesi veya sözleşmenin kurulması/ifasıyla doğrudan ilgili olması hâlinde m.5/2-c; taleplerin etkin yönetimi için m.5/2-f; hukuki hakların korunması için m.5/2-e; yasal yükümlülükler için m.5/2-ç.

Toplama yöntemleri: Çevrim içi formlar, e-posta, telefon, sosyal medya mesajları, çevrim içi toplantılar, yüz yüze görüşmeler ve ilgili kişinin sunduğu belgeler aracılığıyla kısmen otomatik ve otomatik olmayan yollarla.

Özel açıklama: Formlarda talebin değerlendirilmesi için zorunlu olmayan alanlar isteğe bağlı bırakılmalı; özel nitelikli veri talep edilmemelidir.

5.3. Uluslararası Ticaret, İhracat, Yatırım ve İş Eşleştirmesi Başvuru Sahibi

İlgili kişi grubu: İhracatçı, ithalatçı, yatırımcı, alıcı, satıcı, proje sahibi, girişimci, şirket temsilcisi ve iş birliği talebinde bulunan gerçek kişiler.

İşlenen kişisel veriler: Kimlik ve iletişim bilgileri; kurum, unvan, sektör ve mesleki bilgiler; ürün/hizmet, hedef pazar, ihracat kapasitesi, yatırım ve proje bilgileri; başvuru ve değerlendirme kayıtları; toplantı, teklif ve eşleştirme bilgileri; gerekli hâllerde temsil ve imza yetkisi bilgileri.

İşleme amaçları: Türkiye, Avrupa Birliği ve Kazakistan arasındaki ekonomik ilişkilerin geliştirilmesi; başvurunun uygunluğunun değerlendirilmesi; pazar ve iş fırsatlarının belirlenmesi; potansiyel alıcı, satıcı, yatırımcı veya kurumsal muhataplarla bağlantı kurulması; toplantı ve iş görüşmelerinin planlanması; proje ve iş birliği süreçlerinin takibi; raporlama ve kurumsal koordinasyon.

Hukuki sebepler: İlgili kişinin talebi üzerine sözleşme öncesi işlemler ve sözleşmenin kurulması/ifası bakımından m.5/2-c; QazTrade’in kuruluş amacıyla uyumlu ticari ve kurumsal iş birliklerini geliştirmeye yönelik meşru menfaati bakımından m.5/2-f; hukuki hakların korunması bakımından m.5/2-e; yasal görev ve yükümlülükler bakımından m.5/2-ç.

Toplama yöntemleri: Başvuru ve iletişim formları, e-posta, telefon, çevrim içi veya fiziki toplantılar, sözleşme ve başvuru belgeleri; QazTrade merkezi, yetkili kurumlar, odalar/birlikler ve ilgili kişinin kurumsal olarak kamuya açık hâle getirdiği kaynaklar aracılığıyla.

Özel açıklama: İlgili kişinin açık talebi kapsamında belirli bir muhatapla bağlantı kurulması, talebin yerine getirilmesi için gerekli sınırlar içinde yapılır. Talebin kapsamını aşan toplu tanıtım, veri tabanı paylaşımı veya farklı amaçlı kullanım yapılmaz; gerektiğinde ayrıca açık rıza alınır.

5.4. İş Ortağı, Tedarikçi, Hizmet Sağlayıcı ve Kurumsal Muhatap

İlgili kişi grubu: Mevcut/potansiyel iş ortağı, tedarikçi, danışman, hizmet sağlayıcı, kamu kurumu, oda, birlik, üniversite, diplomatik temsilcilik ve uluslararası kuruluşların çalışanları, yetkilileri ve irtibat kişileri.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, görev/unvan, kurum/şirket, iş telefonu, iş e-postası, iş adresi, KEP, imza, temsil ve imza yetkisi, sözleşme ve teklif bilgileri, işlem ve iletişim kayıtları; gerekli hâllerde banka, fatura ve vergi bilgileri.

İşleme amaçları: Tedarik ve hizmet süreçleri; sözleşme, teklif ve müzakere süreçleri; kurumsal iletişim ve koordinasyon; ödeme, muhasebe ve finans işlemleri; iş sürekliliği; performans ve hizmet takibi; mevzuata uyum, denetim, hukuk ve arşiv faaliyetleri.

Hukuki sebepler: Sözleşmenin kurulması veya ifası bakımından m.5/2-c; hukuki yükümlülükler bakımından m.5/2-ç; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması bakımından m.5/2-e; kurumsal ilişkinin ve faaliyetlerin etkin yürütülmesi bakımından m.5/2-f.

Toplama yöntemleri: Sözleşmeler, teklifler, siparişler, faturalar, e-posta ve telefon yazışmaları, toplantılar, kurumsal formlar, ilgili kuruluşun yetkilileri ve yetkili kamu kurumları aracılığıyla.

Özel açıklama: Kurumsal irtibat kişisinin değişmesi hâlinde kayıtların güncellenmesi için ilgili kuruluşun QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ni bilgilendirmesi beklenir.

5.5. Ticaret Heyeti, Toplantı, Fuar, Seminer, Konferans ve Etkinlik Katılımcısı

İlgili kişi grubu: Etkinliğe başvuran veya katılan kişiler, konuşmacılar, moderatörler, davetliler ve refakatçiler.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, iletişim, kurum/şirket, görev/unvan, sektör ve katılım bilgileri; program ve toplantı tercihleri; yaka kartı bilgileri; seyahat, konaklama, vize ve akreditasyon için zorunluysa uyruk, doğum tarihi, kimlik/pasaport ve seyahat bilgileri; ödeme/masraf bilgileri; etkinlik fotoğraf ve videoları.

İşleme amaçları: Başvuruların alınması ve değerlendirilmesi; katılımcı listesi ve program oluşturulması; B2B görüşmelerin planlanması; davet, bilgilendirme ve hatırlatma yapılması; ulaşım, konaklama, vize ve akreditasyon işlemleri; güvenlik ve erişim; finans ve masraf süreçleri; etkinliğin belgelenmesi, raporlanması ve kurumsal iletişim.

Hukuki sebepler: Etkinlik hizmetinin kurulması/ifası bakımından m.5/2-c; hukuki yükümlülükler bakımından m.5/2-ç; organizasyon ve güvenliğin sağlanmasına ilişkin meşru menfaat bakımından m.5/2-f; hakların korunması bakımından m.5/2-e. Özel nitelikli veri ve belirli tanıtım kullanımları bakımından Kanun m.6 ve gerektiğinde açık rıza.

Toplama yöntemleri: Etkinlik ve başvuru formları, e-posta, telefon, toplantılar, ilgili kişinin sunduğu belgeler, etkinlik ajansı/organizasyon firması, seyahat/konaklama hizmet sağlayıcıları ve yetkili kurumlar aracılığıyla.

Özel açıklama: Pasaport ve benzeri belgeler yalnızca zorunlu işlem için gerekli alanlarla sınırlı tutulmalı; mümkün olan hâllerde tam belge kopyası yerine gerekli bilgi alanları alınmalıdır.

5.6. Bülten, Duyuru ve Ticari Elektronik İleti Alıcısı

İlgili kişi grubu: QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nden e-posta, SMS veya benzeri kanallarla bülten, etkinlik duyurusu, tanıtım ya da ticari ileti almak isteyen kişiler.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, e-posta, telefon, kurum/şirket, sektör ve ilgi alanı; iletişim kanalı tercihi; onay, ret, gönderim, teslimat ve geri dönüş kayıtları.

İşleme amaçları: Bülten ve duyuru gönderilmesi; etkinlik, proje, hizmet ve iş fırsatları hakkında bilgilendirme; iletişim tercihleri ve ret taleplerinin yönetimi; gönderim güvenliği ve ispat kayıtlarının tutulması.

Hukuki sebepler: Mevzuatın önceden onay aradığı hâllerde m.5/1 uyarınca açık rıza ve 6563 sayılı Kanun kapsamındaki ticari elektronik ileti onayı; mevzuatın önceden onay aramadığı hâller ile onay/ret kayıtlarının ve hukuki yükümlülüklerin yönetiminde m.5/2-ç, m.5/2-e ve ölçülü olmak kaydıyla m.5/2-f.

Toplama yöntemleri: Bülten/ileti kayıt formu, etkinlik başvurusu, yazılı veya elektronik onay kayıtları, İleti Yönetim Sistemi ve gönderim altyapıları aracılığıyla.

Özel açıklama: Aydınlatma metni ile ticari elektronik ileti onayı aynı kutuda birleştirilmez. İlgili kişi her ileti içerisinde veya mevzuatta öngörülen kanallarla kolayca ret hakkını kullanabilir.

5.7. Fiziksel Mekân Ziyaretçisi

İlgili kişi grubu: QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ni veya faaliyet alanlarını ziyaret eden kişiler.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, ziyaret tarihi ve saati, ziyaret amacı, ziyaret edilen kişi/birim, iletişim bilgisi, araç plakası; fiziksel güvenlik sistemi kurulmuşsa kamera görüntüsü.

İşleme amaçları: Ziyaretçi giriş-çıkışlarının yönetilmesi; fiziksel mekân, çalışan ve bilgi güvenliğinin sağlanması; acil durum ve olay yönetimi; yetkisiz erişimin önlenmesi; gerektiğinde hukuki delil ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması.

Hukuki sebepler: Fiziksel güvenliğin sağlanmasına ilişkin meşru menfaat bakımından m.5/2-f; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması bakımından m.5/2-e; yasal yükümlülükler bakımından m.5/2-ç.

Toplama yöntemleri: Ziyaretçi kayıt sistemi, danışma/güvenlik kayıtları, erişim kartları ve kamera sistemleri aracılığıyla.

Özel açıklama: Kamera kullanılan alanlarda, kameraların görüş alanına girmeden önce kısa/katmanlı kamera aydınlatması yapılmalı; özel hayatın gizliliğini ihlal edecek alanlarda kamera kullanılmamalıdır.

5.8. Fotoğraf, Video, Basın ve Kurumsal Tanıtım Faaliyetine Katılan Kişi

İlgili kişi grubu: Etkinlik katılımcıları, konuşmacılar, basın mensupları, uzmanlar ve kurumsal tanıtım içeriğinde yer alan kişiler.

İşlenen kişisel veriler: Ad-soyad, unvan, kurum, görüş/açıklama, fotoğraf, video ve ses kaydı; yayına ilişkin tarih, etkinlik ve içerik bilgileri.

İşleme amaçları: Etkinliklerin belgelenmesi; faaliyet raporu ve arşiv oluşturulması; kamuoyu ve paydaş bilgilendirmesi; haber, duyuru ve kurumsal tanıtım içeriklerinin hazırlanması; basın ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi.

Hukuki sebepler: Etkinliğin genel ve ölçülü biçimde belgelenmesi bakımından, ilgili kişinin makul beklentileri ve temel hakları gözetilerek m.5/2-f; sözleşmeli konuşmacı veya içerik üretimi bakımından m.5/2-c; tanıtım/reklam amacı taşıyan yakın plan, portre veya süreklilik arz eden kullanım bakımından gerektiğinde m.5/1 uyarınca açık rıza.

Toplama yöntemleri: Etkinlik alanında fotoğraf/video çekimi, röportaj, kayıt, ilgili kişinin sunduğu görsel ve içerikler ile basın/iletişim faaliyetleri aracılığıyla.

Özel açıklama: Etkinlik alanında çekim yapıldığı görünür biçimde duyurulmalı; çekime katılmak istemeyen kişiler için uygulanabilir bir itiraz/kaçınma yöntemi sağlanmalıdır.

5.9. Kanun Başvurusu, Şikâyet, Hukuki İşlem ve Uyum Sürecindeki Kişi

İlgili kişi grubu: Kanun kapsamında başvuran kişiler, şikâyetçiler, sözleşme veya uyuşmazlık tarafları, vekiller, kanuni temsilciler ve yetkili kurum görevlileri.

İşlenen kişisel veriler: Kimlik ve iletişim bilgileri, başvuru ve talep içeriği, imza, vekâlet/temsil bilgisi, tebligat adresi, dava/uyuşmazlık ve hukuki işlem bilgileri, yetkili makam yazışmaları, deliller ve işlem kayıtları.

İşleme amaçları: Başvurunun kimlik ve yetki kontrolü; Kanun kapsamındaki taleplerin cevaplanması; şikâyet, ihtar ve uyuşmazlıkların yönetimi; dava ve icra süreçleri; denetim ve resmî yazışmalar; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi; hakların tesisi, kullanılması ve korunması.

Hukuki sebepler: Kanuni yükümlülükler bakımından m.5/2-ç; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması bakımından m.5/2-e; uygulanabilir sözleşme ilişkileri bakımından m.5/2-c; süreç güvenliği ve denetim bakımından m.5/2-f.

Toplama yöntemleri: Yazılı başvuru, KEP, kayıtlı e-posta, güvenli elektronik/mobil imza, internet sitesi başvuru kanalı, noter, mahkeme, icra dairesi, yetkili kamu kurumları ve tarafların sunduğu belgeler aracılığıyla.

Özel açıklama: Kimlik doğrulama amacıyla talep edilen bilgi ve belgeler başvurunun niteliğiyle sınırlı tutulur; gereksiz kimlik belgesi kopyası istenmez.

5.10. Çalışan veya Stajyer Adayı

İlgili kişi grubu: QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ne özgeçmiş ya da iş/staj başvurusu gönderen adaylar.

İşlenen kişisel veriler: Kimlik ve iletişim bilgileri; özgeçmiş, eğitim, yabancı dil, mesleki deneyim, referans, sertifika, tercih ve değerlendirme bilgileri; adayın kendiliğinden sunduğu diğer bilgiler.

İşleme amaçları: Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi; adayla iletişim; görüşme ve seçme-yerleştirme süreçleri; pozisyon planlaması; hukuki hakların korunması ve aday kayıtlarının yönetimi.

Hukuki sebepler: Sözleşme öncesi işlemler bakımından m.5/2-c; işe alım süreçlerinin ölçülü şekilde yürütülmesine ilişkin meşru menfaat bakımından m.5/2-f; hakların korunması bakımından m.5/2-e. Özel nitelikli veriler bakımından m.6’daki uygun işleme şartı.

Toplama yöntemleri: Adayın doğrudan ilettiği özgeçmiş ve belgeler, başvuru formu, e-posta, görüşmeler ve adayın başvurduğu yetkili kariyer platformları aracılığıyla.

Özel açıklama: Çalışan ve çalışan adayı süreçleri için ayrı ve daha ayrıntılı aydınlatma metinleri hazırlanmalıdır. Genel iletişim formu üzerinden gereksiz veya özel nitelikli veri içeren CV gönderilmesi önlenmelidir.

6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER

QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin, genel internet sitesi ve iletişim kanalları üzerinden özel nitelikli kişisel veri talep etmemektedir. İlgili kişiler; sağlık, biyometrik veya genetik veri, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık-kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği gibi Kanun’un 6’ncı maddesinde sayılan bilgileri, açıkça gerekli olmadıkça form, e-posta veya ek belgelerde paylaşmamalıdır.

Seyahat, vize, erişilebilirlik düzenlemesi, istihdam, resmî akreditasyon veya benzeri zorunlu bir süreç nedeniyle özel nitelikli veri işlenmesi gerekirse; ilgili kişiye süreç özelinde ayrıca aydınlatma yapılır, Kanun’un 6’ncı maddesindeki uygun işleme şartına dayanılır, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen yeterli önlemler alınır ve erişim yalnızca görevli kişilerle sınırlandırılır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE AYDINLATMANIN ZAMANI

Kişisel veriler; internet sitesi ve çevrim içi formlar, çerezler ve log sistemleri, e-posta, telefon, sosyal medya, çevrim içi toplantı, fiziki görüşme, sözleşme ve başvuru belgeleri, etkinlik ve ziyaretçi kayıtları, fotoğraf/video sistemleri, yetkili kurum ve kuruluşlar, QazTrade merkezi ve ilgili kişinin kurumsal olarak kamuya açık hâle getirdiği kaynaklar üzerinden; tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.

Kişisel veriler doğrudan ilgili kişiden elde ediliyorsa aydınlatma, verinin elde edildiği sırada yapılır. Veriler ilgili kişiden elde edilmemişse; aydınlatma makul süre içinde, ilgili kişiyle ilk iletişim kurulurken veya veriler başka bir alıcıya aktarılacaksa en geç ilk aktarım sırasında gerçekleştirilir. İlgili kişinin daha önce aynı konuda geçerli biçimde aydınlatılmış olması hâlinde gereksiz tekrar yapılmaz. Kamuya açık bir kaynaktan elde edilen kişisel veriler, sınırsız biçimde kullanılmaz.

Bu veriler yalnızca ilan edilme amacıyla uyumlu, gerekli, ölçülü ve ilgili kişinin makul beklentileriyle bağdaşan kurumsal iletişim veya iş birliği süreçlerinde işlenir; ticari elektronik ileti kuralları ayrıca uygulanır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILDIĞI ALICI GRUPLARI VE AMAÇLAR

Kişisel veriler, Kanun’un 8’inci maddesi ve ilgili işleme şartları uyarınca, yalnızca ilgili amaç için gerekli olan verilerle sınırlı biçimde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler, savcılıklar, kolluk, düzenleyici ve denetleyici kurumlar: Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, resmî taleplerin cevaplanması, denetim, uyuşmazlık ve hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
• Yenisan Grup bünyesindeki ilgili şirket veya Türkiye’deki operasyon/temsil hizmet sağlayıcısı: İnternet sitesi, iletişim, organizasyon, idari koordinasyon ve operasyon süreçlerinin QazTrade’in talimatları doğrultusunda yürütülmesi amacıyla; rol ve yetkiler yazılı sözleşmeyle sınırlandırılmak kaydıyla.
• Bilgi teknolojileri, hosting, bulut, e-posta, CRM, siber güvenlik, yedekleme, yazılım ve teknik destek sağlayıcıları: Dijital altyapının işletilmesi, güvenlik, bakım, destek ve iş sürekliliği amacıyla.
• Hukuk, mali müşavirlik, bağımsız denetim, tercüme, danışmanlık, bankacılık ve ödeme hizmeti sağlayıcıları: Sözleşme, finans, muhasebe, denetim, çeviri, uyuşmazlık ve hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla.
• Etkinlik ajansları, fuar ve toplantı organizatörleri, mekân işletmecileri, seyahat acenteleri, hava yolu/ulaşım, konaklama, vize ve akreditasyon hizmet sağlayıcıları: Katılım, organizasyon, ulaşım, konaklama, güvenlik, vize ve akreditasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.
• Odalar, borsalar, birlikler, üniversiteler, kamu kurumları, diplomatik temsilcilikler, iş ortakları, yatırımcılar, ihracatçılar, ithalatçılar, alıcılar, satıcılar ve proje paydaşları: İlgili kişinin talebi veya yürütülen proje kapsamında iş eşleştirmesi, toplantı, iş birliği ve kurumsal koordinasyon amacıyla.
• Basın, medya, sosyal medya ve kurumsal iletişim hizmet sağlayıcıları: Etkinlik ve kurumsal faaliyetlerin duyurulması, belgelenmesi ve kamuoyu bilgilendirmesi amacıyla; açık rıza gereken kullanımlar saklı kalmak üzere.

Yukarıdaki aktarım gruplarının tamamı her veri sahibi bakımından geçerli değildir. Aktarım, ilgili faaliyetin gerektirdiği alıcı ve veri setiyle sınırlandırılır; veri işleyen hizmet sağlayıcılarla gizlilik, güvenlik, amaçla sınırlılık, alt işleyen ve silme/iade yükümlülüklerini içeren sözleşmeler yapılır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI

QazTrade’in merkezinin Kazakistan’da bulunması ve faaliyetlerin Türkiye, Avrupa Birliği, Kazakistan ve diğer ülkelerdeki taraflarla yürütülmesi nedeniyle; başvuru, iletişim, kurumsal temsil, iş eşleştirmesi, etkinlik, sözleşme, raporlama ve teknik altyapı süreçlerinde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir veya yurt dışından erişilebilir hâle gelebilir.

Yurt dışı aktarımı; Kanun’un 9’uncu maddesi uyarınca, öncelikle Kanun’un 5’inci veya özel nitelikli veriler bakımından 6’ncı maddesindeki işleme şartlarından birinin bulunması ve ayrıca aktarım ülkesi/sektörü hakkında yeterlilik kararı bulunması; yeterlilik kararı yoksa uygun güvencelerden birinin sağlanması; bunların bulunmadığı arızi hâllerde ise Kanun’da sayılan istisnai aktarım şartlarından birinin gerçekleşmesi hâlinde yapılır.

Uygun güvence yöntemi olarak, veri aktaran ve veri alıcısının statüsüne uygun standart sözleşmeler başta olmak üzere, Kanun ve ikincil düzenlemelerde öngörülen bağlayıcı şirket kuralları, Kurul iznine tabi taahhütname veya yetkili kamu kurumları arasındaki anlaşmalar kullanılabilir. Standart sözleşme kullanılması hâlinde ilgili bildirim yükümlülükleri süresinde yerine getirilir.

Düzenli ve sistematik şekilde Kazakistan’daki QazTrade merkezine veya yabancı hizmet sağlayıcılara aktarım yapılmadan önce aktarım rolü, alıcı, ülke, veri kategorisi, amaç, saklama süresi, alt alıcılar ve güvenlik tedbirleri belirlenir. Aktarım yalnızca gerekli verilerle sınırlı tutulur; şifreleme, erişim yetkisi, kayıt, gizlilik, silme/iade ve veri ihlali bildirim yükümlülükleri uygulanır.

10. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Süre belirlenirken faaliyetin devamı, sözleşmesel ilişki, ispat ve zamanaşımı süreleri, yetkili kurum talepleri, dava/uyuşmazlık ihtimali, veri güvenliği ve ilgili kişinin makul beklentileri dikkate alınır.

İşleme amacı ve hukuki sebep ortadan kalktığında kişisel veriler, uygulanabilir mevzuat ve QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin saklama ve imha politikasına göre resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Yedek sistemlerde bulunan veriler, güvenli yedekleme döngüsü içinde erişime kapatılarak imha edilir.

11. ÇEREZLER VE BENZERİ TEKNOLOJİLER

İnternet sitesinde zorunlu, işlevsel, performans/analiz ve pazarlama çerezleri veya benzeri teknolojiler kullanılabilir. Zorunlu çerezler sitenin ve talep edilen hizmetin çalışması için kullanılır. Zorunlu olmayan çerezler, ilgili kişinin tercihi veya açık rızası bulunmadan etkinleştirilmez.

Çerez adı, sağlayıcı, amacı, türü, saklama süresi, birinci/üçüncü taraf niteliği ve yurt dışı aktarım bilgisi ayrı Çerez Aydınlatma Metni’nde gösterilir. Kullanıcı, çerez tercih panelinden seçimini değiştirebilir veya rızasını geri alabilir. Rızanın geri alınması, geri alma öncesindeki işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.

12. TİCARİ ELEKTRONİK İLETİLER

Bülten, etkinlik, proje, tanıtım ve ticari fırsat iletileri; 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili ikincil düzenlemeler uyarınca gönderilir. Mevzuatın önceden onay aradığı durumlarda, ticari elektronik ileti onayı ayrı bir irade beyanıyla alınır ve gerekli hâllerde İleti Yönetim Sistemi kayıtları oluşturulur.

İlgili kişi, kendisine iletilen ret yöntemini veya mevzuatta öngörülen diğer kanalları kullanarak ileti almayı her zaman reddedebilir. Ret talebi sonrasında yalnızca ret kaydının ispatı ve yeni ileti gönderilmesinin önlenmesi için gerekli asgari bilgi muhafaza edilebilir.

13. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

QazTrade Türkiye Partner Ofisi Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirler alır. Bu kapsamda; görev ve ihtiyaç esaslı erişim yetkileri, güçlü kimlik doğrulama, kayıt ve izleme, güvenli yedekleme, güncelleme ve yama yönetimi, zararlı yazılım ve ağ güvenliği önlemleri, şifreleme/maskeleme, gizlilik taahhütleri, veri işleyen sözleşmeleri, personel farkındalığı, olay müdahale ve veri ihlali süreçleri uygulanır.

İnternet üzerinden veri aktarımının doğası gereği mutlak güvenlik garanti edilememekle birlikte, QazTrade Türkiye Partner Ofisi riskle orantılı ve güncel güvenlik tedbirlerini uygular. İlgili kişiler de form veya e-posta yoluyla talep için gerekli olmayan kişisel verileri, özellikle özel nitelikli verileri ve kimlik belgesi kopyalarını göndermemelidir.

14. İLGİLİ KİŞİNİN KANUN’UN 11’İNCİ MADDESİNDEKİ HAKLARI

Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ne başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme.
• Kanun’un 7’nci maddesindeki şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerin Kanun’a aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

15. VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU USULÜ VE CEVAP SÜRESİ

Kanun’un 11’inci maddesindeki haklara ilişkin talepler, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle QazTrade Türkiye Partner Ofisi’ne iletilebilir:

• Yazılı başvuru: [Yukarıdaki adrese] adresine, zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Başvuru” ibaresi yazılarak şahsen veya noter aracılığıyla.
• Kayıtlı elektronik posta: İlgili kişinin QazTrade sisteminde daha önce kayıtlı bulunan e-posta adresinden e-posta adresine.
• Başvuruya yönelik sistem: İnternet sitesinde yayımlanacak İlgili Kişi Başvuru Formu’nda belirtilen ve kimlik doğrulamaya elverişli yöntem kullanılarak.

Başvuruda; başvuru sahibinin adı ve soyadı, yazılı başvurularda imzası, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu ile pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusu bulunmalıdır. Talebe ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir.

Başkasının adına başvuru yapılması hâlinde temsil yetkisi usulüne uygun belgeyle ispatlanmalıdır. QazTrade Türkiye Partner Ofisi, başvuru sahibinin kimliğini doğrulamak ve yetkisiz veri erişimini önlemek amacıyla, talebin niteliğiyle orantılı ek bilgi veya belge isteyebilir.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Talebin kabulü veya gerekçesi açıklanarak reddi, mümkünse başvurunun yapıldığı usulle ilgili kişiye bildirilir.

16. AYDINLATMA VE AÇIK RIZA İŞLEMLERİNİN AYRILIĞI

Bu Aydınlatma Metni, ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesine onay verdiği anlamına gelmez. Aydınlatma yükümlülüğü, açık rızadan ve diğer veri işleme şartlarından bağımsızdır. Bir faaliyetin açık rızaya dayanması gereken hâllerde, ilgili kişiye öncelikle gerekli bilgilendirme yapılır ve açık rıza ayrı bir metin veya ayrı bir seçim mekanizmasıyla alınır.

Kanun’un 5’inci veya 6’ncı maddesinde açık rıza dışındaki bir işleme şartı bulunuyorsa ilgili kişiden ayrıca açık rıza talep edilmez. Hizmetin sunulması için zorunlu olmayan açık rıza hizmetin ön şartı hâline getirilmez. İlgili kişi rızasını her zaman geri alabilir; geri alma, geçmişte rızaya dayanılarak yapılan işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

17. ÜÇÜNCÜ TARAF BAĞLANTILARI, SOSYAL MEDYA VE ÇEVRİM İÇİ PLATFORMALAR

İnternet sitesinde üçüncü kişilere ait internet sitelerine, sosyal medya hesaplarına, çevrim içi toplantı, harita, video veya başvuru platformlarına bağlantı veya gömülü içerik verilebilir. İlgili kişinin bu hizmetleri kullanması hâlinde, bağımsız üçüncü tarafların kişisel veri işleme kuralları uygulanabilir. QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin, üçüncü kişilerin bağımsız veri işleme faaliyetlerinden sorumlu değildir; ilgili kişilerin yönlendirildikleri platformların aydınlatma ve çerez metinlerini incelemeleri önerilir.

Üçüncü taraf içeriklerinin site açılır açılmaz veri aktarması önlenmeli; mümkünse ilgili özellik kullanıcının etkin seçimiyle çalıştırılmalıdır. Bu sağlayıcılara aktarım yapılması hâlinde yurt dışı aktarım kuralları ayrıca değerlendirilir.

18. ÇOCUKLARA AİT KİŞİSEL VERİLER

QazTrade Türkiye Partner Ofisi’nin internet sitesi ve genel hizmetleri kural olarak on sekiz yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir. Çocuklara yönelik bir program, yarışma veya etkinlik düzenlenmesi hâlinde faaliyete özel aydınlatma yapılır ve gerekli olduğu ölçüde veli veya vasinin onayı alınır. Bir çocuğa ait kişisel verinin yetkisiz biçimde iletildiğinin anlaşılması hâlinde, mevzuattan doğan saklama zorunluluğu bulunmadıkça veri silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

19. METİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

QazTrade Türkiye Partner Ofisi; mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, teknik altyapı veya kişisel veri işleme faaliyetlerinde meydana gelen değişiklikler doğrultusunda bu Aydınlatma Metni’ni güncelleyebilir. Güncel metin internet sitesinde yayımlanır ve sürüm/yürürlük tarihi belirtilir. Kişisel veri işleme amacı veya alıcı gruplarında ilgili kişiyi etkileyen değişiklik olması hâlinde, yeni işleme faaliyeti başlamadan önce uygun yöntemle ayrıca aydınlatma yapılır

20. İLETİŞİM

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin sorularınız ve Kanun kapsamındaki başvurularınız için aşağıdaki kanalları kullanabilirsiniz: